Può sembrare controintuitivo iniziare a pensare alla gestione dei riferimenti all'inizio del processo di ricerca, ma disporre di buoni strumenti prima di iniziare la ricerca semplificherà il processo dall'inizio alla fine.
L'utilizzo di un gestore di citazioni vi aiuterà a eseguire ricerche complete e sistematiche. Quasi sempre eseguirete ricerche in più di un database e / o motore di ricerca e quando lo farete raccoglierete copie duplicate di riferimenti. Questo potrebbe sembrare gravoso e una perdita di tempo se doveste ordinare i vostri riferimenti manualmente e potreste essere tentati di essere meno completi nella vostra ricerca. Fortunatamente:
I gestori delle citazioni facilitano anche il processo di scrittura, poiché si collegheranno a Microsoft Word e talvolta ad altre opzioni di elaborazione testi come Google Docs o LibreOffice, per consentirvi di estrarre automaticamente una citazione, formattata in qualunque stile di riferimento voi scegliate, nel luogo corretto nel testo, e aggiungerla, correttamente formattata, all'elenco dei riferimenti.
La maggior parte dei programmi vi consente anche di condividere alcuni o tutti i vostri riferimenti e PDF con qualcun altro, o un gruppo, che lavora con lo stesso gestore di citazioni. Ciò può facilitare la ricerca di gruppo o semplificare la condivisione dei riferimenti con un supervisore o un collega.
Sono disponibili molti programmi, ma probabilmente i quattro più utilizzati dai ricercatori sono EndNote, Mendeley, Sciwheel (formalmente F1000workspace) e Zotero. Ogni programma ha vantaggi diversi e la vostra scelta potrebbe essere influenzata dalla necessità di lavorare offline, da ciò che utilizzano i colleghi con cui dovete collaborare, o da ciò che avete a disposizione con uno sconto o gratuitamente dal vostro istituto.
Ricordate che è facile spostare tutti i vostri riferimenti da un programma ad un altro se decidete di cambiare.
| EndNote Desktop | Mendeley | Sciwheel | Zotero | |
| Costo | Abbonamento (possibilmente gratuito tramite il vostro istituto) | Account di base gratuito | Abbonamento ma prova gratuita ((possibilmente gratuito tramite il vostro istituto) | Gratuito con possibilità di acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo |
| Utilizzo offline | online o offline | online o offline | online | online o offline |
| Annotation of PDFs? | si | si | si | no |
| Word processor | Microsoft Word | Microsoft Word, LibreOffice | Microsoft Word, LibreOffice | Microsoft Word, LibreOffice |
| Deduplication | si | si | si | si |
*Questo grafico è stato adattato da Compare EndNote, Sciwheel, Mendeley, Zotero: At a Glance guide dalla University of North Carolina Health Sciences Library: https://guides.lib.unc.edu/compare-citation
Ciascuno di questi programmi dispone di browser plug-in che semplificano la raccolta dei riferimenti e durante le ricerche all'interno dei database è possibile esportare i riferimenti selezionati in essi.
RACCOMANDAZIONE PER LE BEST PRACTICE: assicuratevi di scegliere un gestore di citazioni da utilizzare all'inizio della ricerca bibliografica e salvate sempre tutti i riferimenti rilevanti che trovate nelle vostre ricerche. Scoprite subito come funziona il programma che state utilizzando, in modo da poter sfruttare appieno le sue funzionalità.